Ratgeber: Die effektive Zusammenarbeit mit einem Personalberater/Vermittler

1. Gründe für die Zusammenarbeit mit einem Personalberater

Der Fachkräftemangel in Deutschland ist so hoch wie nie. Einer Studie* zufolge waren 2024 mehrere Hunderttausend Stellen unbesetzt. In einigen Branchen konnten 90 Prozent der offenen Stellen nicht besetzt werden. Insbesondere IT-Stellen bleiben immer länger unbesetzt. Diese Vakanzen kosten jeden Unternehmer viel Geld. Laut Informationen der Beratungsfirma Brandmonks besagt eine Faustregel, dass eine Vakanz, die 183 Tage unbesetzt bleibt, dem Unternehmen ein komplettes Bruttojahresgehalt der entsprechenden Stelle kostet. Das bedeutet, dass Unternehmen pro unbesetzte Stelle für einen IT-Entwickler über sechs Monate hinweg einen Verlust von rund 126.000 Euro verzeichnen, wenn man von einem Bruttogehalt in Höhe von 80.000 Euro ausgeht. Bei den IT-Consultant-Stellen liegen die Verluste sogar noch höher.

Die Rekrutierung von qualifizierten Mitarbeitern stellt für viele Unternehmen eine herausfordernde und zeitaufwändige Aufgabe dar, die oft von begrenzten Ressourcen begleitet wird. Infolgedessen kann die Kooperation mit einem erfahrenen Personalberater eine sinnvolle Option sein. Personalberater verfügen über weitreichende Netzwerke von potenziellen Kandidaten und können daher schnell und effektiv qualifizierte Bewerber identifizieren. Darüber hinaus können sie Unternehmen bei der Entwicklung von realistischen Anforderungsprofilen unterstützen und Empfehlungen zu angemessenen Gehaltsniveaus abgeben.

Ein weiterer Vorteil der Zusammenarbeit mit einem Personalberater besteht darin, dass dieser als Vermittler während des Einstellungsprozesses agiert. Dadurch können potenzielle Kandidaten eine objektive Sicht auf das Unternehmen erhalten und sich besser auf den Bewerbungsprozess konzentrieren. Personalberater können auch den Verhandlungsprozess zwischen Arbeitgeber und Kandidat erleichtern und somit eine Win-Win-Situation schaffen.

Schließlich kann die Zusammenarbeit mit einem Personalberater dazu beitragen, das Risiko von Fehleinstellungen zu reduzieren. Da Personalberater über umfangreiche Erfahrungen und Expertise in der Beurteilung von Kandidaten verfügen, können sie eine objektive Meinung darüber abgeben, ob ein Bewerber über die notwendigen Fähigkeiten und Erfahrungen verfügt, um in der Position erfolgreich zu sein. In der Tat kann ein erfahrener Personalberater ein wichtiger Partner bei der Schaffung eines starken und erfolgreichen Teams sein.

2. Auswahl des richtigen Personalberaters

Um die Vorteile der Zusammenarbeit mit einem Personalberater optimal zu nutzen, ist es entscheidend, einen erfahrenen und vertrauenswürdigen Berater zu finden. Ein erstklassiger Personalberater sollte nicht nur über umfassende Erfahrung in der Branche verfügen, sondern auch in der Lage sein, auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens einzugehen.

Eine der wichtigsten Überlegungen bei der Auswahl eines Personalberaters ist die Erfahrung des Beraters. Ein erfahrener Personalberater sollte in der Lage sein, fundierte Einschätzungen von Kandidaten zu geben und gleichzeitig den Bedürfnissen des Kunden gerecht zu werden. Ein Berater mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz bei der Vermittlung von qualifizierten Kandidaten kann ein wichtiger Partner bei der Suche nach neuen Mitarbeitern sein.

Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Auswahl eines Personalberaters ist das Netzwerk des Beraters. Ein erfahrener Personalberater sollte über ein breites Netzwerk von Kontakten und Kandidaten in der Branche verfügen. Dadurch kann er schnell und effektiv qualifizierte Kandidaten identifizieren und Empfehlungen für geeignete Kandidaten aussprechen.

Darüber hinaus ist es wichtig, bei der Auswahl eines Personalberaters auf die Methoden und Prozesse zu achten, die der Berater bei der Suche nach Kandidaten anwendet. Ein erstklassiger Personalberater sollte eine transparente und effektive Suchstrategie haben, die darauf abzielt, die besten Kandidaten auf dem Markt zu identifizieren. Eine klare und systematische Vorgehensweise kann dazu beitragen, den Einstellungsprozess zu beschleunigen und sicherzustellen, dass nur qualifizierte Kandidaten vorgestellt werden.

Schließlich ist es auch wichtig, die Kostenstruktur des Personalberaters zu berücksichtigen. Ein seriöser Personalberater sollte klare und transparente Preisstrukturen haben, die auf dem Erfolg der Suche basieren. Eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit einem Personalberater kann jedoch ein entscheidender Faktor sein, um die Kosten und Risiken von Fehleinstellungen zu minimieren und somit langfristige Vorteile für das Unternehmen zu schaffen.

3. Rahmenvertragsverhandlung

Bevor die eigentliche Suche nach geeigneten Kandidaten beginnt, ist es wichtig, eine Rahmenvereinbarung mit dem Personalberater abzuschließen. Diese Vereinbarung sollte eine detaillierte Beschreibung der Dienstleistungen des Personalberaters, die Erwartungen und Ziele des Kunden sowie die Kosten und Vergütungen enthalten.

Es ist ratsam, vor der Verhandlung einer Rahmenvereinbarung eine Marktanalyse durchzuführen, um die marktüblichen Preise und Leistungen von Personalberatern zu verstehen. Auf dieser Grundlage kann der Kunde eine realistische Vorstellung von den zu erwartenden Kosten und Leistungen haben und eine klare Vorstellung davon, was er von dem Personalberater erwarten kann.

Während der Verhandlungen ist es wichtig, auf die Erfolgsbilanz des Personalberaters zu achten und Vereinbarungen zu treffen, die auf der Leistung des Personalberaters basieren. Es ist ratsam, Vereinbarungen zu treffen, die zumindest zum Teil auf der erfolgreichen Platzierung von Kandidaten basieren, um sicherzustellen, dass der Personalberater motiviert ist, qualifizierte Kandidaten zu identifizieren.

Schließlich ist es wichtig, die Rahmenvereinbarung klar und präzise zu formulieren, um spätere Missverständnisse und Streitigkeiten zu vermeiden. Eine klare Beschreibung der Leistungen, Ziele und Kosten kann dazu beitragen, eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen dem Personalberater und dem Kunden zu gewährleisten.

Exkurs: Welche Vertragsarten gibt es und was sind die Vor- bzw. Nachteile

1.) Erfolgsbasierte Suche

Bei der erfolgsbasierten Suche bezahlt der Kunde eine einmalige Vermittlungsgebühr, die sich am ersten Jahresbruttogehalt (inklusive Boni und anderen Leistungen) des vermittelten Kandidaten orientiert. In der Regel geschieht dies, wenn der Kandidat einen Arbeitsvertrag beim Kunden unterschrieben hat.

Der Vorteil liegt hier klar auf der Hand: Der Kunde zahlt nur, wenn die offene Vakanz erfolgreich besetzt wurde. Das Risiko der Kosten, die bei Ausführung der Suche entstehen, liegt hier komplett beim Personaldienstleister. Daraus ergeben sich aber auch Nachteile für den Kunden aus dieser Vertragsart. In bestimmten Nischen wird die Suche nach geeigneten Bewerbern immer aufwendiger, da sich die Angebotsseite immer weiter verschärft. Die Wahrscheinlichkeit, beim Kunden erfolgreich zu platzieren, wird für den Personalvermittler immer geringer und die Kosten für die Suche steigen.

Zum einen wird der Personalberater nur noch überdurchschnittlich attraktive Positionen auf Erfolgsbasis annehmen, und er wird Suchaufträge bündeln, um die Wahrscheinlichkeit einer Vermittlung zu erhöhen. Ein Beispiel wäre, dass ein auf die Vermittlung von SAP-Beratern spezialisierter Vermittler einem SAP FI/CO Berater, mit dem er über einen Suchauftrag für einen Kunden in Kontakt gekommen ist, mehrere Vakanzen bei unterschiedlichen Kunden anbieten wird. Daraus verschärft sich die Konkurrenzsituation noch weiter. Kunden, die ausschließlich erfolgsbasierte Suchaufträge vergeben, riskieren also, eine Position nicht besetzen zu können – insbesondere wenn das Anforderungsprofil komplex und das Angebotspaket durchschnittlich ist.

2.) Retainer oder „Direktsuchauftrag“

Beim sogenannten „Retainer“ beauftragt der Kunde den Personalberater meist exklusiv mit einer Suche. Hier ist es üblich, dass ein Drittel der Vermittlungsprovision bei Auftragsvergabe in Rechnung gestellt wird. Daraus ergibt sich im besten Fall eine Win-Win-Situation für beide Parteien.

Der Personalberater kann einen Teil seiner Kosten, die für die Suche anfallen, über die Anzahlung abdecken. Er kann dadurch mehr Zeit und interne Ressourcen auf den Auftrag verwenden und damit die Wahrscheinlichkeit erhöhen, einen passenden Bewerber zu finden. Zum anderen ist es üblich, dass in dieser Vertragsart die angesprochenen Bewerber dem Kunden exklusiv zur Verfügung gestellt werden und nicht zeitgleich vom Berater in weitere Prozesse gebracht werden. Die Wahrscheinlichkeit, dass der Kandidat ein Angebot des Kunden also annimmt, steigt damit.

Der Nachteil ist, dass bei einer erfolglosen Suche der angezahlte Teil der Provision verloren ist. Daher ist hier die Auswahl (siehe Teil 2) des Personalberaters besonders wichtig.

4. Anforderungsanalyse, Stellenbeschreibung und Definition der Suche

Bevor der Suchauftrag an den Personalberater vergeben wird, ist es wichtig, interne Vorbereitungen abzuschließen.

1. Stellenbeschreibung erstellen: Definieren Sie die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Anforderungen der zu besetzenden Stelle. Eine klare Stellenbeschreibung hilft Ihnen, Kandidaten zu identifizieren, die über die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen.
2. Anforderungsprofil definieren: Legen Sie die Anforderungen an den Kandidaten fest, wie z. B. Berufserfahrung, Ausbildung, Sprachkenntnisse usw. Je genauer das Anforderungsprofil, desto einfacher wird es sein, Kandidaten zu finden, die in die Rolle passen.
3. Budget festlegen: Legen Sie ein Budget fest, das für die Einstellung und die damit verbundenen Kosten wie Gehalt, Sozialleistungen und andere Kosten erforderlich ist.
4. Bewerbungsverfahren planen: Definieren Sie den Ablauf des Bewerbungsprozesses, einschließlich der Schritte, die Kandidaten durchlaufen müssen, und der Personen, die am Prozess beteiligt sind. Sinnvoll kann es hier sein, mögliche Zeitfenster für Gespräche zwischen Fachbereich und möglichen Bewerbern im Voraus zu definieren (Beispiel: immer freitags 10:00 Uhr eine Stunde für Bewerbungsgespräche blockieren).
5. Entscheidungsprozess planen: Planen Sie, wie Sie die Kandidaten bewerten und auswählen werden. Legen Sie fest, wer an der Entscheidungsfindung beteiligt ist und welche Kriterien für die Auswahl verwendet werden.
6. Zeitplan erstellen: Erstellen Sie einen Zeitplan für den gesamten Rekrutierungsprozess, einschließlich der Ausschreibung der Stelle, der Bewerbungsfrist, des Auswahlverfahrens und der Einstellung.

Im Vorlauf der Auftragsvergabe ist es essenziell, dass diese Punkte intern geklärt werden. Ansonsten besteht das Risiko, dass sich die Anforderungen im Laufe des Suchprozesses fundamental ändern. In manchen Verträgen sichert sich der Personalberater innerhalb des „Retainers“ gegen dieses Risiko ab und schließt eine Veränderung der wichtigsten Parameter im Nachhinein aus.

Wenn die genannten Punkte intern besprochen und festgelegt wurden, erfolgt die „Jobqualification“ mit dem Personalberater. Hier wird ein Gespräch mit allen Entscheidern aus dem Fachbereich und HR sowie dem Personalberater aufgesetzt. Teilweise nimmt der Personalberater noch einen spezialisierten Tech-Recruiter aus seinem Research-Team mit in das Gespräch, um technisch tiefer mit dem Fachbereich zu kommunizieren.

Folgende Fragen wird der Personalberater in der Regel stellen, um seine Ausschreibung zu definieren:

1. Wie ist die Vakanz entstanden? Wie ist die Situation im Unternehmen oder der Abteilung?
2. Wie ist die Position in der Struktur eingebunden (Organigramm)?
3. Was sind die Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten, die mit der Stelle verbunden sind?
4. Welche Fähigkeiten, Skills und Erfahrungen sind für die erfolgreiche Ausübung der Position erforderlich?
5. Welche Ausbildung, Zertifizierungen oder sonstigen Qualifikationen sind notwendig?
6. Was sind die wichtigsten Persönlichkeitsmerkmale, die für die Position benötigt werden?
7. Gibt es spezielle Branchenkenntnisse, die erforderlich sind?
8. Was sind die Ziele und Herausforderungen, die mit der Position verbunden sind?
9. Wie ist das Unternehmen und die Position in der Branche positioniert?
10. Was sind die Erfolgsfaktoren für diese Position?
11. Wie sind die Arbeitsbedingungen und das Arbeitsumfeld?
12. Was sind die Vergütungs- und Benefits-Strukturen für die Position?

Der Personalberater hat in diesem Gespräch die Aufgabe, dem Kunden eine Einschätzung zum Bewerbermarkt (regional, bundesweit oder international) zu geben. Im Idealfall hat er sich auf das Gespräch vorbereitet und kann mit konkreten Informationen aufwarten:

1. Wie viele potenzielle Experten gibt es aufgrund von Analysen der sozialen Netzwerke in der Zielregion?
2. Sind die Anforderungen des Kunden an Erfahrung und Kenntnisse bzw. Skills am Bewerbermarkt abbildbar?
3. Wie ist das Gehaltsniveau dieser Zielgruppe zu bewerten?
4. Welche Punkte sind der Zielgruppe essenziell wichtig (z. B. Homeoffice, Gehalt, Firmenwagen, Aufstiegschancen, Technologie, Kultur etc.)?

   (Exkurs)

   Über einen wichtigen Punkt muss sich das einstellende Unternehmen bewusst werden: Deutschland entwickelt sich in eine Situation, in der viele Fach- und Führungspositionen unbesetzt bleiben werden, da die Anzahl der in Frage kommenden Personen immer weiter von der Anzahl der benötigten Experten abweicht. Das bedeutet für das Unternehmen konkret, dass es folgende Optionen hat:

   1. Das Jobangebot so attraktiv machen, dass der Personalberater/Headhunter gezielt Bewerber von der Konkurrenz mit genau den gefragten Fähigkeiten, Skills und Erfahrungen abwerben kann. Der Personalberater kann hier bei der Ausgestaltung des Angebots unterstützen. Folgende Parameter sind hier von besonderer Relevanz: Gehalt, Remotearbeit, Remote-Arbeiten auch aus dem Ausland, Teilzeitmodelle, individuelle Entwicklungspläne etc. Bestandteile wie hohe variable gedeckelte Boni, Firmenwagen, Option auf Führung, 1.-Klasse-Ticket etc. können zwar auf den ein oder anderen Bewerber attraktiv wirken, verlieren aber eher an Einfluss bei einer Wechselentscheidung. Das Gehalt ist nach wie vor einer der wichtigsten Faktoren, um Kandidaten zu einem Wechsel zu bewegen. Der Unterschied zum aktuellen Gehalt muss aber deutlich genug ausfallen, und ein Gegenangebot vom aktuellen Arbeitgeber bei Kündigung muss einkalkuliert werden. (Das Thema „Employer Branding“ und Bewertungen spielt hier natürlich auch eine Rolle, soll aber an dieser Stelle nicht im Detail beleuchtet werden.)
   2. Die Anforderungen an den Bewerber abspecken. Die Frage, die sich das Unternehmen stellen muss – besonders wenn es nicht die Möglichkeit hat, die Parameter wie das Gehalt auf einem hohen Niveau anzubieten (siehe 1)) – ist, ob es bereit ist, den „bestmöglich verfügbaren“ Kandidaten einzustellen, oder ob es nicht von den Anforderungen an die Skills und Erfahrungen des gesuchten Kandidaten abrücken möchte. Die Konsequenz könnte dann sein, dass die Position lange oder gar nicht besetzt werden kann – oder nur durch einen teuren freiberuflichen Experten.
   3. Inklusion und Teilzeit: Bewerber über 50, Kandidaten mit Behinderung und Teilzeitkräfte in Betracht ziehen.
   4. Interne Qualifizierung: Quereinsteiger, Absolventen oder internationale Kandidaten mit weniger guten Deutschkenntnissen in Betracht ziehen, die das Unternehmen dann weiterentwickelt.
   5. Einen Freiberufler oder Interim-Experten einsetzen

   Die Vorteile sind:

   a. Flexibilität: Freiberufler und Interim-Experten können schnell und flexibel eingesetzt werden, um spezifische Aufgaben oder Projekte zu erledigen, ohne dass das Unternehmen langfristige Verpflichtungen eingehen muss.

   b. Expertise: Freiberufler und Interim-Experten sind in der Regel sehr erfahren und verfügen über spezialisierte Kenntnisse, die dem Unternehmen helfen können, bestimmte Herausforderungen zu bewältigen.

   c. Kosten: Die Einstellung von Freiberuflern oder Interim-Experten kann oft günstiger sein als die Einstellung von Vollzeit-Mitarbeitern mit vergleichbarer Erfahrung und Expertise.

   d. Effizienz: Freiberufler und Interim-Experten sind oft in der Lage, Projekte schneller und effizienter abzuschließen, da sie aufgrund ihrer Erfahrung und Expertise in der Regel schnell in ihre Aufgaben eintauchen und sich an die Arbeitsumgebung anpassen können.

   Einige Nachteile, die bei der Einstellung von Freiberuflern oder Interim-Experten berücksichtigt werden sollten, sind:

   a. Integration: Freiberufler und Interim-Experten sind oft nur für einen begrenzten Zeitraum im Unternehmen tätig, was es schwieriger machen kann, sie in die Unternehmenskultur zu integrieren und ein starkes Team zu bilden.

   b. Vertraulichkeit: Bei der Arbeit an sensiblen Projekten oder in vertraulichen Bereichen kann es schwierig sein, sicherzustellen, dass Freiberufler oder Interim-Experten die gleichen Vertraulichkeits- und Sicherheitsstandards einhalten wie interne Mitarbeiter.

   c. Abhängigkeit: Wenn das Unternehmen zu sehr von Freiberuflern oder Interim-Experten abhängig wird, kann dies langfristig zu Problemen führen, da das Unternehmen möglicherweise nicht über die notwendigen internen Fähigkeiten verfügt, um bestimmte Aufgaben auszuführen.

   d. Kontinuität: Wenn Freiberufler oder Interim-Experten das Unternehmen verlassen, kann dies zu einem Verlust an Wissen und Kontinuität führen, was langfristig zu Problemen führen kann.

   Ein erfahrener Personalberater wird Sie im Zuge der „Jobqualification“ in Bezug auf diese Fragestellung unterstützen, um eine gemeinsame Strategie zu entwickeln.

   5. Der Personalberater macht sich auf die Suche

   Nachdem die Rahmenvereinbarung abgeschlossen wurde und die Anforderungsanalyse sowie die Stellenbeschreibung festgelegt wurden, macht sich der Personalberater nun auf die Suche nach geeigneten Kandidaten. Dabei nutzt er sein weitreichendes Netzwerk und seine Expertise, um potenzielle Bewerber zu identifizieren.

   Der Personalberater beginnt seine Suche, indem er sein Netzwerk von Kontakten in der Branche aktiviert (Datenbank). Er nutzt seine Verbindungen zu Unternehmen, Fachverbänden, Universitäten und anderen relevanten Institutionen, um potenzielle Kandidaten zu finden. Zudem greift er auf Online-Plattformen, Jobportale und soziale Netzwerke zurück sowie auf Direktansprache, um weitere potenzielle Bewerber zu entdecken.

   Exkurs: Eine besondere Rolle fällt dabei dem „Active Sourcing“ zu. Insbesondere im deutschsprachigen Raum sind dabei die beiden Netzwerke Xing und LinkedIn relevant. Ein geschulter und erfahrener Recruiter hat dabei zwei Vorteile: Zum einen verfügt er in der Regel über teure Premium-Zugänge mit vollem Zugriff auf Such- und Kontaktmöglichkeiten, zum anderen sind technische Recruiter speziell geschult, durch die Erstellung komplexer boolescher Suchstrings die richtigen Kandidaten zu identifizieren und durch gezielte, zielgruppenspezifische Ansprache zu aktivieren.

   Ein Beispiel für einen solchen Suchstring, dessen Erstellung Zeit erfordert:

   Programmierer OR Web-Entwickler OR „Web Entwickler“ OR „Web Developer“ OR „Web Designer“ OR „Web-Designer“ OR Webentwickler OR Software-Engineer OR „software Engineer“ OR „Software Entwickler“ OR Softwareentwickler OR Fullstack-Entwickler OR „Fullstack Developer“ OR „Fullstack Engineer“ OR „Fullstack Entwickler“ (C# OR .net) AND (jenkins OR octopus OR „octopus deploy“ OR github OR gitlab) AND (Microservices OR kubernetes OR docker) AND (cloud OR azure) AND (Germany OR Deutschland OR München OR Köln OR Berlin) AND (festangestellt OR angestellt* OR employed OR festanstellung OR mitarbeiter OR arbeitnehmer)

   Bei der Suche berücksichtigt der Personalberater die Anforderungen und das Anforderungsprofil, das in der Zusammenarbeit mit dem Kunden erstellt wurde. Er sucht nach Kandidaten, die über die erforderlichen Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen verfügen, um die Position erfolgreich auszufüllen. Dabei achtet er auch auf spezielle Branchenkenntnisse, falls diese erforderlich sind.

   Um den Bewerbermarkt zu analysieren, greift der Personalberater auf seine Erfahrung und Kenntnisse zurück. Er prüft, wie viele potenzielle Kandidaten in der Zielregion verfügbar sind und ob deren Fähigkeiten und Kenntnisse den Anforderungen des Kunden entsprechen. Dabei berücksichtigt er auch das Gehaltsniveau der Zielgruppe, um realistische Vorstellungen zu vermitteln.

   Im Rahmen der Suche führt der Personalberater intensive Gespräche mit potenziellen Kandidaten. Er stellt sicher, dass sie die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen besitzen und dass ihre Persönlichkeitsmerkmale zur Position passen. Dabei klärt er auch die Motivation der Kandidaten, ihre Karriereziele und ihre Bereitschaft, den Arbeitsplatz zu wechseln.

   Der Personalberater trifft eine Vorauswahl der qualifizierten Kandidaten, die er dem Kunden vorstellt. Dabei präsentiert er dem Kunden ihre Profile, Lebensläufe und Referenzen. Er erläutert dem Kunden auch die Hintergründe und Gründe für seine Auswahlentscheidungen.

   6. Interviewprozess

   Nachdem der Personalberater potenzielle Kandidaten identifiziert hat, geht der Prozess in die nächste Phase über – den Interviewprozess. In diesem Stadium spielen sowohl der Kunde als auch der Bewerber eine wichtige Rolle, um sicherzustellen, dass der Prozess effektiv und erfolgreich abläuft.

   Ein reibungsloser Interviewprozess ist von großer Bedeutung, da er dazu beiträgt, das Interesse und die Motivation der qualifizierten Bewerber aufrechtzuerhalten. Wenn der Kunde zu lange für die Organisation von Interviews benötigt oder den Prozess unnötig in die Länge zieht, können potenzielle Kandidaten das Interesse verlieren oder andere Jobangebote annehmen.

   Es ist wichtig, dass der Kunde schnell handelt und den Interviewprozess effizient gestaltet. Das beinhaltet die Terminvereinbarung für die Interviews, die Bereitstellung von klaren Informationen über den Ablauf des Interviews sowie die rechtzeitige Kommunikation von Feedback und Entscheidungen.

   Um den Interviewprozess zu straffen, ist es sinnvoll, die Gespräche mit allen Entscheidern auf Arbeitgeberseite zu bündeln. Im Idealfall kann so nach zwei Gesprächen mit dem Bewerber eine Entscheidung getroffen und gegebenenfalls ein Angebot ausgesprochen werden.

   Darüber hinaus sollte der Kunde den Bewerber im Interviewprozess umwerben. Die Konkurrenz um qualifizierte Fachkräfte ist hoch, und die Bewerber haben oft die Wahl zwischen mehreren Jobangeboten. Der Kunde sollte daher aktiv daran arbeiten, den Bewerber von der Attraktivität des Unternehmens und der Stelle zu überzeugen.

   Dies kann durch eine positive und professionelle Kommunikation während des Interviews erfolgen. Der Kunde sollte deutlich machen, warum das Unternehmen ein attraktiver Arbeitgeber ist, welche Entwicklungsmöglichkeiten geboten werden und welche Unternehmenskultur herrscht. Es ist wichtig, dass der Bewerber das Gefühl hat, dass seine Fähigkeiten und Erfahrungen wertgeschätzt werden und dass er eine wichtige Rolle im Unternehmen spielen kann.

   Darüber hinaus kann der Kunde auch zusätzliche Anreize bieten, um den Bewerber zu überzeugen. Dazu gehören beispielsweise flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten oder ein attraktives Gehaltspaket.

   Ein überzeugender und schneller Interviewprozess, der den Bewerber umwirbt, hat mehrere Vorteile. Zum einen erhöht er die Wahrscheinlichkeit, dass qualifizierte Bewerber das Jobangebot annehmen, da sie von der Attraktivität des Unternehmens überzeugt sind. Zum anderen ermöglicht er es dem Kunden, den Einstellungsprozess effizienter zu gestalten und die Zeit bis zur Besetzung der Stelle zu verkürzen.

   Ein erfahrener Personalberater kann den Kunden bei der Gestaltung eines effektiven und überzeugenden Interviewprozesses unterstützen. Er kann den Kunden dabei beraten, wie der Prozess strukturiert werden sollte, welche Fragen im Interview gestellt werden sollten und wie ein positives und professionelles Image des Unternehmens vermittelt werden kann.

   Tipp: Binden Sie den Personalberater stark in den Interviewprozess ein – er kann die Rolle des Mediators übernehmen und ein neutrales Feedback von beiden Seiten nach den Gesprächen erhalten.

   Insgesamt ist es von großer Bedeutung, dass der Kunde den Interviewprozess ernst nimmt, schnell handelt und den Bewerber umwirbt. Nur so kann gewährleistet werden, dass qualifizierte Bewerber motiviert und interessiert bleiben und letztendlich eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und dem neuen Mitarbeiter entsteht.

   7. Angebotsphase

   Nachdem der Personalberater qualifizierte Kandidaten identifiziert und dem Unternehmen vorgestellt hat, beginnt die Angebotsphase. In diesem Stadium unterbreitet das Unternehmen dem vorgestellten Kandidaten ein Vertragsangebot für eine Festanstellung. Dieser Schritt ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Erwartungen des Bewerbers erfüllt werden und eine erfolgreiche Zusammenarbeit beginnen kann.

   A. Vorbereitung des Angebots

   Abstimmung mit dem Personalberater: Bevor das Unternehmen dem Kandidaten ein Angebot unterbreitet, ist es ratsam, sich mit dem Personalberater abzustimmen. Der Personalberater kann wichtige Informationen darüber liefern, welche Erwartungen der Bewerber hat, ob es weitere Angebote gibt und wie mögliche Gegenangebote (Counter Offers) vom aktuellen Arbeitgeber einzuschätzen sind.

   Angebotsdetails durchsprechen: Der Personalberater kann dem Unternehmen helfen, die Feinheiten des Angebots zu durchdenken. Dazu gehören nicht nur Gehalt und Zusatzleistungen, sondern auch Aspekte wie Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und weitere Benefits. Die Absprache mit dem Personalberater ermöglicht es, ein Angebot zu gestalten, das den Erwartungen des Bewerbers entspricht.

   B. Umgang mit Gegenangeboten oder alternativen Angeboten

   Einschätzung durch den Personalberater: Der Personalberater kann aufgrund seiner Branchenkenntnisse und Erfahrung einschätzen, ob es wahrscheinlich ist, dass der aktuelle Arbeitgeber des Bewerbers ein Gegenangebot macht. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, proaktiv zu handeln.

   Strategieentwicklung: Falls ein Gegenangebot wahrscheinlich ist oder der Bewerber weitere Angebote vorliegen hat, kann der Personalberater bei der Entwicklung einer Strategie helfen. Dies kann die Erhöhung des Gehaltsangebots oder das Hervorheben anderer attraktiver Aspekte des Angebots beinhalten, um den Bewerber zu überzeugen.

   Direkte Kommunikation: Der Personalberater kann auch direkt mit dem Bewerber kommunizieren, um sicherzustellen, dass dessen Interessen und Erwartungen angemessen berücksichtigt werden. Dies hilft, mögliche Missverständnisse zu vermeiden.

   C. Verhandlung und Abschluss

   Verhandlungsführung: Der Personalberater kann eine unterstützende Rolle in den Verhandlungen spielen, um sicherzustellen, dass beide Seiten zufrieden sind. Dabei geht es nicht nur um finanzielle Aspekte, sondern auch um die Gesamtzufriedenheit des Bewerbers mit den Vertragsbedingungen.

   Vertragsabschluss: Nach erfolgreicher Verhandlung unterstützt der Personalberater dabei, den Vertragsabschluss reibungslos zu gestalten. Dies kann die Klärung von Details, die Unterzeichnung und weitere administrative Schritte umfassen.

   Die enge Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und dem Personalberater in der Angebotsphase trägt dazu bei, dass der Bewerber ein maßgeschneidertes Angebot erhält und die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Einstellung steigt.

   Fazit

   Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Personalberater kann für Unternehmen ein entscheidender Erfolgsfaktor bei der Besetzung von Schlüsselpositionen sein – insbesondere in Zeiten zunehmenden Fachkräftemangels. Durch strukturierte Prozesse, fundierte Marktkenntnis und ein belastbares Netzwerk gelingt es dem Personalberater, sowohl die Sichtbarkeit attraktiver Stellenangebote zu erhöhen als auch passende Kandidaten effizient zu identifizieren und zu gewinnen.

   Gleichzeitig profitieren Unternehmen von professioneller Begleitung im gesamten Recruiting-Prozess – von der Anforderungsanalyse über die Suche bis hin zur erfolgreichen Vertragsverhandlung. Durch den gezielten Einsatz eines Personalberaters lassen sich nicht nur Zeit und Ressourcen sparen, sondern auch teure Fehlbesetzungen vermeiden.

   Wer klare Rahmenbedingungen schafft, intern gut vorbereitet ist und auf einen vertrauensvollen Austausch mit dem Berater setzt, maximiert die Chancen auf eine passgenaue Besetzung – und damit auf nachhaltigen unternehmerischen Erfolg.